Waarom grip op processen de sleutel is tot succesvolle AI in het mkb
AI is overal. Maar echte vooruitgang blijft vaak uit. Veel mkb-organisaties experimenteren met tools, pilots en dashboards, zonder dat het dagelijkse werk daadwerkelijk eenvoudiger of efficiënter wordt.
“Dit vraagt om een andere manier van werken dan traditionele IT-dienstverlening. Minder tools, meer analyse. Minder beloftes, meer realiteit.”
Het dichten van het gat tussen het hebben van AI-tools en het behalen van meetbaar rendement
Volgens Sijbrand Kamsma, Operationeel Directeur van het nieuwe label OptaScale, wordt AI vaak ad-hoc gebruikt door individuele medewerkers zonder dat het verankerd is in de kernprocessen, wat leidt tot "disconnected technology". Men weet dat ze AI moeten gebruiken, maar niet hoe ze het succes ervan financieel of operationeel moeten uitdrukken.
Samen met Peter Vorstenbos, Head of Product Development bij Techone, spreekt hij over het ontstaan van OptaScale, de valkuilen van AI-hypes en door processen te optimaliseren vóór of tijdens de AI-implementatie, wordt AI een integraal onderdeel van de workflow in plaats van een losse tool.
Van technologie naar bedrijfsvoering
OptaScale is een nieuw, onafhankelijk label binnen Techone, gericht op het mkb. Maar wie verwacht dat het om een klassiek AI-bedrijf gaat, zit mis. “Wij zijn geen AI-startup die oplossingen verkoopt,” zegt Kamsma. “Wij helpen organisaties eerst begrijpen hoe ze werken. Pas daarna kijken we hoe automatisering en AI kunnen helpen.” Die insteek ontstond niet toevallig. Binnen Techone werd de afgelopen jaren steeds vaker dezelfde vraag gesteld door klanten: we willen iets met AI, maar waar beginnen we? In de praktijk bleken veel initiatieven te stranden. Niet omdat de technologie tekortschiet, maar omdat processen onduidelijk, versnipperd of impliciet zijn. “Veel mkb-bedrijven draaien op ervaring en betrokkenheid van mensen,” legt Kamsma uit. “Dat werkt prima, totdat je wilt groeien, automatiseren of kennis wilt borgen. AI vergroot dat probleem alleen maar als je niet eerst orde schept. Eerst het Proces, Dan de Techniek: Op deze manier creëer je bedrijfswaarde met AI.
Waarom een apart label?
Volgens Vorstenbos was het al snel duidelijk dat deze aanpak een eigen positie nodig had. “Dit vraagt om een andere manier van werken dan traditionele IT-dienstverlening. Minder tools, meer analyse. Minder beloftes, meer realiteit.” OptaScale opereert daarom bewust als onafhankelijk label. Niet gebonden aan specifieke platforms of leveranciers, en met volledige focus op procesoptimalisatie. “Die onafhankelijkheid is cruciaal,” zegt Kamsma. “Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat ons advies niet wordt gestuurd door technologie, maar door wat hun organisatie nodig heeft.”
“Zonder goede data en duidelijke processen automatiseer je vooral inefficiëntie.”
Het voorbereiden van de organisatie en data voordat AI wordt geïmplementeerd
De kern van de OptaScale-aanpak is eenvoudig, maar consequent: proces eerst, technologie daarna. Elk traject start met een grondige analyse. Medewerkers worden geïnterviewd, informatiestromen in kaart gebracht en knelpunten zichtbaar gemaakt. Vaak blijkt dat processen nooit expliciet zijn ontworpen, maar gaandeweg zijn ontstaan. “En dat is niet erg,” benadrukt Kamsma. “Automatiseren lukt pas als je eerst echt begrijpt hoe het werkt. Heb je geen betrouwbare data en heldere processen, dan automatiseer je vooral de fouten die er al zijn.” Wat OptaScale daarbij nadrukkelijk meeneemt, is de business zelf. Niet alleen hoe een organisatie werkt, maar ook waarom.
De aanpak in de praktijk
Hoe ziet zo’n traject er concreet uit? “Het begint heel simpel,” zegt Kamsma. “Een klant maakt een afspraak en we gaan in gesprek. Wat zijn je doelstellingen? Wat wil je optimaliseren? Waar loop je tegenaan?” OptaScale start altijd bij onderdelen waarvan de klant zelf denkt: hier zit winst. Het uiteindelijke doel is een langdurige samenwerking, waarbij organisaties zich kwetsbaar durven opstellen.
“Je kunt de beste IT-omgeving hebben, maar als processen niet kloppen, blijft het potentieel onbenut.”
Weg van de hype
“AI wordt regelmatig gepresenteerd als magie” stelt Kamsma. “Toch leidt het, zonder betrouwbare data en gestructureerde processen, vooral tot het automatiseren van bestaande problemen.” Dit illustreert de AI-paradox: terwijl 95% van de bedrijven AI inzet, ervaart slechts een fractie ongeveer 5% daadwerkelijke toegevoegde waarde.
Data als fundament
Een terugkerend thema is data. Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden informatie, maar missen samenhang en eigenaarschap. “Zonder betrouwbare data is AI zinloos omdat het simpelweg de brandstof mist om effectief binnen je processen te functioneren” stelt Kamsma Alleen door data centraal te stellen, haal je AI uit het stadium van losse experimenten en maak je het tot een vast onderdeel van je bedrijfsvoering.
“Dit vraagt om een andere manier van werken dan traditionele IT-dienstverlening. Minder tools, meer analyse. Minder beloftes, meer realiteit.”
De rol binnen Techone
Binnen Techone vormt OptaScale een strategische aanvulling. Waar Techone zorgt voor IT-stabiliteit, helpt OptaScale om processen echt te laten renderen.
Vooruit kijken
Over twee jaar wil OptaScale bekendstaan als dé partij die mkb-organisaties helpt structureel slimmer te werken. “AI is geen doel, maar een middel.”
Over OptaScale
OptaScale is een onafhankelijk label binnen Techone dat mkb-organisaties helpt grip te krijgen op hun bedrijfsprocessen. AI wordt ingezet als versneller, niet als doel.
Toegankelijk voor het mkb
OptaScale richt zich expliciet op het mkb met behapbare stappen en concrete verbeteringen. “Juist kleinere organisaties hebben baat bij eenvoud,” zegt Kamsma.