Waarom grip op processen de sleutel is tot succesvolle AI in het mkb
AI is overal. Maar echte vooruitgang blijft vaak uit. Veel mkb-organisaties experimenteren met tools, pilots en dashboards, zonder dat het dagelijkse werk daadwerkelijk eenvoudiger of efficiënter wordt.
“Dit vraagt om een andere manier van werken dan traditionele IT-dienstverlening. Minder tools, meer analyse. Minder beloftes, meer realiteit.”
AI in het mkb laten werken: begin bij je processen
Volgens Sijbrand Kamsma, Operationeel Directeur van het nieuwe label OptaScale, ligt de oorzaak zelden bij technologie. “AI faalt niet, processen doen dat.”
Samen met Peter Vorstenbos, Head of Product Development bij Techone, spreekt hij over het ontstaan van OptaScale, de valkuilen van AI-hypes en waarom procesdenken opnieuw centraal moet staan.
OptaScale is een nieuw, onafhankelijk label binnen Techone, gericht op het mkb. Maar wie verwacht dat het om een klassiek AI-bedrijf gaat, zit mis. “Wij zijn geen AI-startup die oplossingen verkoopt,” zegt Kamsma. “Wij helpen organisaties eerst begrijpen hoe ze werken. Pas daarna kijken we hoe automatisering en AI kunnen helpen.” Die insteek ontstond niet toevallig. Binnen Techone werd de afgelopen jaren steeds vaker dezelfde vraag gesteld door klanten: we willen iets met AI, maar waar beginnen we? In de praktijk bleken veel initiatieven te stranden. Niet omdat de technologie tekortschiet, maar omdat processen onduidelijk, versnipperd of impliciet zijn. “Veel mkb-bedrijven draaien op ervaring en betrokkenheid van mensen,” legt Kamsma uit. “Dat werkt prima, totdat je wilt groeien, automatiseren of kennis wilt borgen. Dan loop je vast. AI vergroot dat probleem alleen maar als je niet eerst orde schept.”
Volgens Vorstenbos was het al snel duidelijk dat deze aanpak een eigen positie nodig had. “Dit vraagt om een andere manier van werken dan traditionele IT-dienstverlening. Minder tools, meer analyse. Minder beloftes, meer realiteit.” OptaScale opereert daarom bewust als onafhankelijk label. Niet gebonden aan specifieke platforms of leveranciers, en met volledige focus op procesoptimalisatie. “Die onafhankelijkheid is cruciaal,” zegt Kamsma. “Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat ons advies niet wordt gestuurd door technologie, maar door wat hun organisatie nodig heeft.”
De kern van de OptaScale-aanpak is eenvoudig, maar consequent: proces eerst, technologie daarna. Elk traject start met een grondige analyse. Medewerkers worden geïnterviewd, informatiestromen in kaart gebracht en knelpunten zichtbaar gemaakt. Vaak blijkt dat processen nooit expliciet zijn ontworpen, maar gaandeweg zijn ontstaan.
“En dat is niet erg,” benadrukt Kamsma. “Maar je kunt het niet automatiseren zonder het eerst te begrijpen.” Wat OptaScale daarbij nadrukkelijk meeneemt, is de business zelf. Niet alleen hoe een organisatie werkt, maar ook waarom.
“Zonder goede data en duidelijke processen automatiseer je vooral inefficiëntie.”
Hoe ziet zo’n traject er concreet uit? “Het begint heel simpel,” zegt Kamsma. “Een klant maakt een afspraak en we gaan in gesprek. Wat zijn je doelstellingen? Wat wil je optimaliseren? Waar loop je tegenaan?” OptaScale start altijd bij onderdelen waarvan de klant zelf denkt: hier zit winst. Het uiteindelijke doel is een langdurige samenwerking, waarbij organisaties zich kwetsbaar durven opstellen.
“AI wordt vaak verkocht als magie,” zegt Kamsma. “Maar zonder goede data en duidelijke processen automatiseer je vooral inefficiëntie.”
“Je kunt de beste IT-omgeving hebben, maar als processen niet kloppen, blijft het potentieel onbenut.”
Een terugkerend thema is data. Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden informatie, maar missen samenhang en eigenaarschap. “Zonder betrouwbare data is AI zinloos,” stelt Kamsma. “Wij zorgen dat organisaties begrijpen wat hun data betekent en hoe ze die verantwoord kunnen gebruiken.”
Binnen Techone vormt OptaScale een strategische aanvulling. Waar Techone zorgt voor IT-stabiliteit, helpt OptaScale om processen echt te laten renderen.
OptaScale richt zich expliciet op het mkb met behapbare stappen en concrete verbeteringen.
“Juist kleinere organisaties hebben baat bij eenvoud,” zegt Kamsma.
Over twee jaar wil OptaScale bekendstaan als dé partij die mkb-organisaties helpt structureel slimmer te werken.
“AI is geen doel, maar een middel.”
OptaScale is een onafhankelijk label binnen Techone dat mkb-organisaties helpt grip te krijgen op hun bedrijfsprocessen. AI wordt ingezet als versneller, niet als doel.